Es lohnt sich Projekte nach definierten Prozessen und Methoden abzuwickeln, weil sich dadurch mühsame Diskussionen über das Vorgehen erübrigen. Hier die Funkende Roadmap für die Einführung einer standardisierten Projektabwicklung oder die Weiterentwicklung einer bestehenden Projektmanagement Methodik
Aus Erfahrung sind folgende Punkte entscheidend um eine PM-Methodik nutzbringend einzuführen oder weiterzuentwickeln und zu implementieren
- Der Veränderungsbedarf (Sinn und Zweck), die Ziele sowie die Erwartung an die Betroffenen sind transparent, verständlich formuliert und kommuniziert. Der persönliche Nutzen wird erkannt.
- Der Verlockung von „Quick Fixes“ wird widerstanden
- Konflikte und Widerstände werden thematisiert
- Der interne zeitliche Ressourcenbedarf ist gewährleistet
- Das definierte PM Methoden- und Rollenkonzept ist praxistauglich (formal und pragmatisch). Begriffe werden einheitlich verwendet
- Ein Methodenowner ist definiert. Der Aenderungsprozess für die Methode und Vorlagen ist definiert, zeitnah und allen bekannt
- Die externe Unterstützung wird primär als Quelle von Expertenwissen und Erfahrung genutzt. Die Realisierung / Umsetzung erfolgt so weit wie möglich mit internen Ressourcen
und damit die eingeführte PM Methodik und das aufgebaute Know-how nachhaltig wirken, sind folgende Aufgaben wahrzunehmen:
- Während der Methoden- und Know-how-Entwicklungszeit eine regelmässige skalenorientierte Zielüberprüfung (Bsp. 0 = weiter weg vom Ziel könnten wir nicht sein, 10 = Ziel wie definiert erreicht) durchführen
- Die Methodik (inkl. Rollendefinition) nach der Einführung bei allen Projekten im Kick-off allen Projektbeteiligten verständlich und prägnant darlegen
- Die sachgerechte Anwendung der Methode während der Projektabwicklung überprüfen (Qualitätssicherung)
- Die Methodik und die Werkzeuge mit ausgewählten Projektauftraggebern, Projekt- und Teilprojektleiter und Projektmitarbeitenden periodisch auf Optimierungspotential verifizieren nach dem Grundsatz: was gut funktioniert wird belassen, was fehlerallfällig und unzweckmässig ist wird optimiert
- Anpassungen ausschliesslich nach dem definierten Aenderungsprozess durchführen
Gute Fragen:
- Was bringt uns eine standardisierte Projektabwicklung mit definierten Prozessen und Vorlagen für kleine, mittlere und grosse Projekte?
- Was funktioniert in unserem Projektmanagement gut, was ist zu verbessern und was abzuschaffen?
- Wie stellen wir sicher, dass unsere Projektmethodik sachgerecht und nutzbringend angewendet wird?